در سلسله‌نوشته‌های تجربه‌نگاری به اشتراک‌گذاری تجربیاتمان با شما در عرصه‌های مختلفی که کار کرده‌ایم، از رویدادها، برنامه‌ها، کارگاه‌ها و... گرفته تا پرونده‌هایمان می‌پردازیم. این نوشته‌ها به‌مرور زمان به‌روزرسانی می‌شود و چنانچه در هر موردی سؤالی داشتید می‌توانید با ما مطرح کنید.
گام اول؛ ضرورت تشکیل دبیرخانه
برای آغاز کار توصیه می‌شود که حتماً اقدام به تشکیل یک دبیرخانه شود. اعضای دبیرخانه مرکب از دانشجویان و هیئت علمی دانشگاه‌ها بسیار مطلوب‌تر است؛ زیرا اساتید محترم در هماهنگی دانشگاه‌ها برای برگزاری، محل اسکان شرکت‌کنندگان، هماهنگی داوران، آماده‌سازی پرونده و امتیازدهی به رقابت‌ها کمک شایانی می‌رسانند، و دانشجویان نیز در فرایند تبلیغات، ثبت‌نام، آماده‌سازی آمار دقیق شرکت‌کنندگان و اقدامات اجرایی هماهنگی سالن‌ها همکاری می‌کنند.
توجه: بهتر است دو دبیرخانه تشکیل شود؛ یکی دبیرخانه‌ی دائمی و ثابت، و دیگری دبیرخانه‌ی اقتضایی هر دوره از رقابت‌ها که اعضای آن به فراخور هر رقابت می‌تواند متفاوت باشد.
گام دوم؛ مراحل کار
در این بخش، قسمت‌های مختلفی که برای برگزاری رویداد لازم است به ترتیب بیان می‌شود؛ هر کدام نیازمند یک بازبینه (چک‌لیست) مستقل هستند:
- دعوت، پذیرش و ثبت‌نام: رسیدگی به سامانه‌ی ثبت‌نام، پاسخ‌گویی به شرکت‌کنندگان، و نهایی‌سازی آمار شرکت‌کنندگان
- تبلیغات: هماهنگی پوستر و تیزر، و تماس با اساتید سایر دانشگاه‌ها جهت تبلیغ رویداد
- رسانه: نوشتن سناریوی رسانه‌ای رویداد، عکاسی و مصاحبه با اساتید و شرکت‌کنندگان
- اجرائیات: رسیدگی به پذیرایی، ایاب‌وذهاب شرکت‌کنندگان، و مایحتاج سالن‌های برگزاری
- مسئول اختتامیه: تمرکز ویژه بر مراسم اختتامیه، دعوت از مهمانان ویژه و هماهنگی جایزه‌ی داوران